Una de las herramientas que todo freelance necesita tener a la mano es el invoice o “pagaré”. Para los que vivimos en este lado del planeta, este documento funciona como una forma de cobro, una lista de los bienes enviados o servicios prestados, con una declaración de la suma adeudada y que debe ser pagada, idealmente, entre 15 y 30 días.
Esta factura no necesita ser muy elaborada, ni es necesario que posee un número estatal o federal de registro para que sea válida, pero sí debe contener cierta información tributaria que luego quienes te contraten utilizarán para realizar la declaración de impuestos tuyos y suyos.
Algunos de los datos básicos que debe incluir son: un número de identificación único. En el caso de los Estados Unidos, a este se le conoce como Taxpayer Identification Number (TIN), que puede ser un Employer Identification Number (EIN) o un Social Security Number (SSN). Ambos identificativos se obtienen tramitándolos con las oficinas del Internal Reveneu Service (IRS); aunque el EIN se puede obtener, de forma gratuita, mediante esta página web. Para ello, hay que tener a la mano el SSN primero.
Otros datos que deben formar parte del invoice son: el nombre de la empresa y la dirección del cliente que está facturando. Una descripción clara de lo que se está cobrando y el tiempo de gracia durante el cuál se debería recibir ese cobro. Esto último tiene que ver con las culturas financieras que tienen algunas empresas de hacer “corte de caja” o realizar sus periodos de pagos en los mismos periodos de tiempo (de 15 a 30 días laborales).
Voy a usar un ejemplo de un invoice mío para describir los elementos que yo he usado desde que me volví freelance:
Si deseas usar este mismo ejemplo, acá podés decargarte el archivo editable para tu propio uso, solo necesitás cambiar mi información por la tuya.
Otra forma de proceder con este documento es sacarle ventaja a las facturas electrónicas de PayPal para clientes internacionales. A ellos les llega la factura junto con un enlace para realizar el pago. Más información es este enlace.
